Organisaties hebben constant te maken met een veranderende omgeving en concurrerende markten. Het is van belang om blijvend op zoek te gaan naar verbeteringen van producten en bedrijfsprocessen. Verbetering worden veelal gedaan binnen kleine projecten. Hoe zorg je dat de kwaliteit van de projecten worden gewaarborgd?

Daarbij is het van belang om te werken met slimme projectmanagement principes. Om het gewenste resultaat te behalen kun je gebruikmaken van het PDCA model.

PDCA bekent letterlijk Plan, Do, Check & Act. Het model, dat is bedacht door walter A. Shewhart stamt uit 1939. Het PDCA model heeft een cyclische karakter waarbij kwaliteitsverbetering centraal staat. 

Plan

Om te kunnen verbeteren is het van belang dat er eerst wordt gekeken naar de huidige situatie. Dat fungeert als een 0 meting. Als je de soll in kaart hebt, kun je vervolgens schetsen wat de gewenste situatie zou moeten worden. Let er wel op dat deze doelen smart zijn en goed worden gedocumenteerd met duidelijke KPI’s. Best practice is om te zorgen dat alle stakeholders hebben meegedacht om te zorgen voor een realistisch en haalbaar plan. In de plan fase worden data en rolverdelingen duidelijk gedocumenteerd en met alle stakeholders gedeeld.

Do

In de “Do” fase wordt er uitgevoerd volgens het plan. Hierbij is het cruciaal om te meten en te documenteren. Zonder te meten kun je namelijk niet weten of de situatie is verbeterd.

Check

In de “Check” fase wordt er gekeken of verbetering het gewenste resultaat heeft opgeleverd. Hierbij wordt de eerdere situatie vergeleken met de soll (huidige situatie). Zijn de gewenste KPI’s niet gehaald, dan is het noodzakelijk dat er wordt bijgestuurd.

ACT

In de “Act” fase wordt er aan de hand van een aantal kleine testen gekeken wat wel het gewenste resultaat zou kunnen opleveren. Hierbij zou je kunnen werken met kleine A-B testen. Op die manier zorg je voor een verfijning van het product, dienst of proces. 

Het idee is om het PDCA proces door te lopen totdat de gewenste situatie is bereikt.